ASANA, sensacional gestor de tareas para empresas

La popularidad de los gestores de tareas no deja de fascinarme. Existen decenas de alternativas tanto para móvil como para versión web entre las que destacan Remember The Milk, Wunderlist, Omnifocus y un puñado más excelentemente diseñadas y con vueltas y más vueltas de tuerca sobre prioridades, etiquetado y datos en la nube.

Esta popularidad sin embargo esconde un pequeño fracaso: los gestores de tareas se usan a trompicones, por temporadas y no de forma regular y constante. De este problema hablé detenidamente en el artículo “La paradoja de la leche” y recientemente en Lifehacker sacaron un interesantísimo post analizando el uso de estas aplicaciones por un grupo grande de usuarios. En los resultados se pueden ver datos curiosos como que:

  • El 41% de las tareas nunca llegaron a completarse
  • El 50% de las tareas se completan en el mismo día que se añaden
  • El 10% de las tareas se completan en el mismo minuto que se añaden

Os recomiendo la lectura completa de Master the Art of the To-Do List by Understanding How They Fail . Mi idea es que los gestores de tareas a nivel personal sólo tienen sentido si manejas un gran cantidad de “deberes” y si tienes bastante disciplina.

Otra cosa muy distinta es lo que ocurre en las empresas. Allí si que tiene sentido organizar a los equipos por proyectos y por tareas pero las soluciones que hay para PYMES (que a fin de cuentas son el mayor porcentaje del tejido empresarial español) se quedan algo grandes.

Casi todas las “suites” disponibles como Basecamp, Active Collab o Zoho ofrecen aplicación de tareas pero los precios de los paquetes más sencillos no bajan de los 100€ al mes, cifra algo dura para empresas de menos de cinco trabajadores por ejemplo. Muchas tareas y muchos proyectos tienes que tener en marcha para amortizarlos.

ASANA es una web de nombre y logo médico que poco tienen que ver con la salud. Es en mi opinión el mejor gestor de tareas para PYMES con funcionalidades muy interesantes gratuitas hasta equipos de 30 personas.

Las características más interesantes de ASANA son:

1. Sistema de listas y proyectos (workspaces)

Los gestores de tareas tradicionales ofrecen la posibilidad de crear listas de tareas pero en ASANA tenemos también la opción de agrupar las listas dentro de proyectos. Puedes por lo tanto tener una lista por proyecto o un proyecto dentro del cual esté la lista de “tareas de diseño”, “tareas de programación”, “tareas de márketing”.

2. Muchas facilidades para el trabajo en grupo

Mientras que puedes mantener unos espacios como privados, otros se adaptan perfectamente al trabajo en grupo pudiendo seleccionar para cada tarea quién es la persona (o personas) responsables.

3. Notificaciones por e-mail, feed, iCal

Por defecto ASANA te crea un feed con todas las novedades de las tareas que te interesan. Si haces click en el “follow” que acompaña a una tarea te enterarás a través de la página de inicio de ASANA de si la tarea se ha completado, de si se ha cambiado la fecha de vencimiento, de si se han añadido comentarios, etc…

Además recibirás notificaciones en el mail para cada una de las modificaciones principales que se realicen sobre la tarea. En caso de que desees desentenderte de una tarea puedes desmarcar ese follow o directamente puedes desactivar las notificaciones por mail de todo el sistema.

4. Integración con Dropbox

Puedes adjuntar archivos a las tareas y puedes hacerlo con Dropbox si dispones de una cuenta allí facilitando la comprensión de las tareas por parte del resto del equipo con pantallazos, PDF o lo que haga falta.

5. Subtareas y comentarios

Cada tarea puede tener subtareas y cada una de ellas puede asignarse a una persona diferente con fechas de vencimiento diferentes. Esto te permite organizarte como te plazca. Podrías por ejemplo crear una tarea que se llame “Elaborar presupuesto” y dentro de la misma asignar “Realizar boceto” al diseñador y “Calcular coste” al administrativo.

Cada tarea principal consta de una sección de comentarios y notas donde se pueden añadir detalles de la misma o resolver cuestiones.

6. Los pequeños grandes detalles

ASANA tiene mucho más por descubrir. Su app para iPhone es sensacional, dispone de infinidad de atajos del teclado para los fanáticos de la productividad y mantiene todas sus funciones dentro de un diseño limpísimo y sencillo donde no hay forma de perderse gracias a un nivel de usabilidad que para sí quisieran proyectos de similar complejidad.

De hecho la potencia de ASANA es tal que se podría utilizar incluso como CRM (gestor de clientes) de la empresa tal y como se explica en el siguiente vídeo:

O como sistema de tracking de bugs como se explica en este otro

En realidad ASANA no tiene nada de especial que te haga caerte de culo pero el hecho de tener todo lo necesario para un gestor de tareas y no rizar el rizo cuando no hace falta lo transforma en una prueba indispensable para cualquier pequeña empresa española que curre por proyectos, incluso para las medianas, por qué no.

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5 Respuestas a ASANA, sensacional gestor de tareas para empresas

  1. Khaz diciembre 17, 2012 en 1:54 pm #

    Y yo que en mi trabajo sigo las tareas de mi equipo de personas con una excel compartida, y tan ricamente oiga. Ahora voy a introducir la novedad de utilizar el gestor de tareas del outlook web access, odisea en el espacio.

    • Kids diciembre 18, 2012 en 11:13 am #

      HIPSTER!!!

  2. Juaco Amado diciembre 23, 2012 en 12:16 am #

    El otro día algún amigo común me recomendó el RTMilk. Lo estaba probando cuando apareció sin querer tu blog y Asana. Me viene de perlas para nuestra pequeña pyme de 3 trabajadores.
    Luego me he leído tu artículo sobre la paradoja de la lechera y me he quedado a medias entre una y otra porque Asana responde más a las necesidades de administrar tareas dentro de la empresa y de RTM me gusta la sencillez para crearlas.
    Supongo que será cuestión de probarlas.
    En cualquier caso, se agradecen estas sabias reflexiones.

    Un abrazo
    Juaco

    • Kids diciembre 23, 2012 en 12:37 pm #

      Sí, para PYMES creo que es mejor Asana porque la forma de compartir y asignar tareas es más intuitiva y cómoda que en RTM.

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  1. Bitacoras.com - diciembre 17, 2012

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