• Chart Chooser

Con una apariencia de los más agradable y manejable, Chart Choose te deja escoger entre gran variedad de gráficos bien chulos organizados por estas categorías:

Una vez que hayas encontrado el modelo que te gusta tendrás la opción de descargarlo para Excel o para Power Point. Luego sólo tienes que abrir el archivo y modificarlo a tu gusto:

• Visto en: Make Use Of
• También en blogoff: Cómo hacer un gráfico de quesito en Excel

Bueno, el tema es tan sencillo como que has copiado un texto a excel desde un documento de Word, de texto o un PDF donde aparece por columnas pero claro, al copiarlo a Excel te queda todo en la misma columna.

Vamos algo como por ejemplo esto:

(click para ampliar)

Pues bien amigos, gracias a Online Tech Tips acabo de descubrir la maravillosa función de Excel “Texto a columnas” que podéis encontrar en el menú superior de “Datos” (las capturas son de Office 07 pero también vale para el 2003)

Se lanzará un tutorial de tan solo tres pasos. En la primera ventana comprobamos que los datos seleccionados son los que nos interesa separar en columnas:

(click para ampliar)

En la segunda decimos qué es lo que los separa. En el ejemplo se trata de una coma (pero puede ser un espacio que es lo más habitual). Nada más que marquemos el símbolo que nos interesa veremos un previo de cómo quedará el asunto:

(click para ampliar)

En la última ventana podremos darle algún formato especial a las columnas pero con la configuración general debería ser suficiente para casos simples así que sólo queda hacer click en finalizar:

(click para ampliar)

Y bingo

Y yo con estos pelos. Trucazo.

• También en blogoff: Cómo fijar columnas o filas en Excel
• También en blogoff: Un par de trucos para Excel

Para empezar recordar que la opción de poner contraseña en estos programas está en el menú Herramientas/Proteger Documento. Pues si os ha dado por ahí y habéis tenido la mala suerte de perder la contraseña, en Acceso Directo comentan la existencia del Free Word/Excel Password Recovery, programa gratuiro que quizás nos saque del apuro.

• Descargar Free Word/Excel Password Recovery (parece que la web tarda algo en cargar pero al final carga)

Descomprimimos el archivo descargado y hacemos click en Setup.exe para instalarlo.

Al abrirlo nos aparecerán las opciones principales donde en la pestaña File seleccionamos el archivo del que hay que recuperar la contraseña:

la búsqueda por diccionario y la búsqueda por fuerza bruta. La primera vamos a obviarla ya que consiste en probar con todas las palabras del diccionario pero como el programa viene en inglés pues o has puesto una contraseña en inglés o no acertará.

La más normal es la segunda, el método de fuerza bruta (muy popular, más información en la Wikipedia). Con este método seleccionamos el tipo de caracteres con los que tiene que probar (letras sólo, letras y números, etc…) y con cuantas caracteres queremos intentarlo. Click en “GO” y a esperar:

La pega de este método es que si la contraseña es algo larga el programa puede tardar un tiempo prohibitivo. Por ejemplo una contraseña de tres letras se recuperará en poco tiempo pero si decidiste poner &/3nmklds034ñ como contraseña ya puedes ir planeando un viaje a las antípodas a ver si a la vuelta con algo de suerte el programa ha terminado.

• También en blogoff: Desactivar la correción automática en Word temporalmente
• También en blogoff: OpenOffice, una alternativa libre y gratis a Windows Office

Ya tenemos la versión 3.0 de esta suite informática. Así que vamos a hacer un pequeño Faq básico de OpenOffice:

¿Qué es?

OpenOffice es un conjunto de programas diseñados para cubrir las necesidades ofirmáticas del trabajo diario con un PC. Así, está compuesto por los siguientes programas:

Base: una base de datos, para almacenar la información en formato de un sistema de registros y campos

Calc: una hoja de cálculo. Para poder hacer operaciones matématicas, listas previsiones…

Draw: editor gráfico, para dibujos, diagramas de flujo, logotipos, retocar fotos…

Impress: para crear presentaciones, preparar reuniones…

Math: es un editor de ecuaciones. Muy útil si necesitas usar fórmulas en tus documentos o presentaciones.

Writer: un editor de textos. Para escribir tus trabajos, escritos, cartas…

¿Donde lo podemos conseguir?

Las pantallas de arriba tienen buena pinta, vamos a darle una oportunidad. Si quieres instalarlo y verlo en directo en tu PC, pues hay que ir a su web en castellano: OpenOffice en español

¿Es como Microsoft Office?

En estos momentos, la mayoría de cosas que se hacen con Microsoft Office, se pueden hacer con OpenOffice. De hecho podemos configurar OpenOffice, para que abra y grabe por defecto sus ficheros en los mismos formatos de ficheros que Microsoft Office. Es decir si escribimos un documento con el Writer, lo guardamos con formato de Word, se lo enviamos a un amigo que tiene Word y él no sabrá que nosotros no lo hemos creado con Word. A la inversa también funciona. Si nos envía un documento generado con Word, podemos abrirlo y editarlo con Writer.

Mucha gente conoce Microsoft Office, pero no OpenOffice. ¿Cuáles serían las equivalencias entre el OpenOficce y el Microsoft Office?

• Base -> Access
• Calc -> Excel
• Draw -> Publisher
• Impress -> PowerPoint
• Math -> Generador de ecuaciones (dentro de cada aplicación)
• Writer -> Word

¿Es más potente Microsoft Office que OpenOffice?

Este pregunta es de difícil respuesta. Ahora mismo para un particular o una empresa que no tenga luego muchos sistemas más de Microsoft, le es indiferente usar OpenOffice que Microsoft Office. Honestamente Microsoft Office tiene más funciones y prestaciones que OpenOffice, pero son funciones que no se usan muy a menudo. De todas formas si estás pensando en cambiar de Microsoft Office a OpenOffice, comprueba que no usas esas funcionalidades.

Los menús y algunas funciones no están en el mismo sitio que en Microsoft Office. Así que si es la primera vez que usas OpenOffice, podrá costarte encontrar algo. Pero la transición es bastante suave.

¿En qué sistemas puedo ejecutar OpenOffice?

Ahora mismo OpenOffice es una suite multisistema. Tenemos versiones para Windows, para Linux y para MacOs. Así que podemos tener el mismo sistema ofimático, sin importarnos el sistema operativo que usemos. Esto es una gran ventaja, nos da mucha libertad y no nos ata a un solo sistema operativo.

¿Cuánto cuesta OpenOffice?

Pues de momento no nos cuesta, la factura corre a cuenta de los voluntarios que colaboran en su desarrolo y de Sun que paga los gastos.

¿Necesito un ordenador muy potente?

Cualquier PC con menos de cinco años, debería ejecutarlo sin problemas. Lo ideal sería tener un giga de Ram. Nosotros ahora mismo lo estamos usando en un Pentium 4 2.4 que tiene ya casi 6 años, con Windows Vista como sistema operativo, 1,5 gigas de Ram y un disco duro de 120 gigas.
Además esta versión 3.0, yo la veo correr más rápida que las 2.4 anterior.

En resumen, OpenOffice es un programa muy recomendable si tienes que usar tu ordenador para escribir textos, hacer cálculos, presentaciones… vamos para trabajar con él. Y sin distinciones entre empresas o particulares.

(click para ampliar)

Si necesitamos introducir datos en la últimas columnas que ni siquiera aparecen en pantalla y para insertarlos necesitamos ver la primera o segundas lo que la mayoría de la gente haría sería o ir para atrás y para adelante en el “scroll” horizontal continuamente, o empequeñecer las columnas o si ya se es algo más hábil, ocultar las innecesarias.

Pues algo mucho más sencillo es “congelar” las dos primeras columnas través del menú superior Ventana/Inmovilizar paneles. En la captura que pongo que es de Office 2007, la opción aparece en el menú Vista:

(click para ampliar)

¿Cómo le indicamos al programa qué queremos inmovilizar? Pues con una celda seleccionada, Excel inmovilizará las filas que haya por encima (si nos desplazamos verticalmente) y a la izquierda de la misma (si el desplazamiento es horizontal).

Por ejemplo, si nos situáramos en la celda C4 e hiciéramos click en la opción de inmovilizar, nos podríamos mover hacia abajo y permanecerían visibles las filas 1,2 y 3. Si nos vemos a la derecha serán las columnas A y B las que no desaparezcan.

En la siguiente imagen se ve muy bien el resultado:

(click para ampliar)

Ahora cuando desplacemos el scroll horizontal de la parte de abajo nos moveremos por las restantes columnas como si fuera un documento independiente y así podemos introducir los datos más cómodamente.

Si el problema lo tenemos con que estamos manejando dos libros de excel y tenemos que pasar continuamente de uno a otro una ayuda puede ser dividir la pantalla en dos y compararlos, truco que dejamos explicado en el post Un par de trucos para Excel

Editado: Sergio nos propone en los comentarios otra opción para hacer lo mismo usando los separadores que hay junto a las barras de desplazamiento. Podéis ver, exactamente cuáles son en esta captura y en esta otra cómo quedarían.

Puede ocurrir que estés en un ordenador que no tenga Office instalado y que necesites ver urgentemente alguno de estos archivos. Pues hay solución y curiosamente viene de la propia Microsoft.

Word Viewer, Excel Viewer, PowerPoint Viewer y PowerPoint Viewer 2007 son herramientas gratuitas que te permiten visualizar archivos de estos programas (pero no editarlos).

Y si ya lo que pasa es editarlos o estás hasta las narices de Microsoft Office es una ocasión estupenda para que descargues y pruebes OpenOffice que es otro paquete de aplicaciones ofimáticas con el que podrás redactar documentos, crear hojas de cálculo y todas las operaciones habituales. ¡Y es gratis!

1. Comparar y trabajar con hojas de cálculo en la misma ventana

¿Tienes dos libros de excel abierto y andas saltando de uno a otro para comparar datos? Mucho más sencillo. Con los varios libros abiertos vete en el menú superior a Ventana/Comparar en paralelo con… y selecciona el otro libro.

La ventana quedará tal como se ve en la siguiente captura y puedes comprobar fácilmente que cuando por ejemplo te desplazas hacia abajo en la hoja de la parte superior, también se desplazará la hoja inferior:

(click para ampliar)

2. Gráficos de barras en la propias celdas

La idea es usar la función REPETIR para repetir el símbolo “|” (Alt Gr + 1 en el teclado) un número determinado de veces y así crear el efecto de barra. También tenéis que dar a las celdas en las que se inserte ese símbolo un formato de tamaño 8, sino aparecerá como “||||||”

Un ejemplo sencillo. Supongamos cinco filiales de una empresa con ventas distintas tal como he puesto aquí:

Podemos calcular una columna llamada % sobre el total dividiendo cada celda entre la suma de todas ellas y multiplicando por 100 para obtener en tanto por ciento. Para esto en C2 escribimos =(B2/$B$7)*100 y arrastramos hacia abajo:

Ahora es cuando usamos el truco. En la cuarta columna y en D2 escribimos =REPETIR(“|”;C2) y arrastramos hacia abajo. Nos creará una barra cuyo tamaño dependerá de las ventas de la filial. Al estar en % evitamos que la barra se desmadre y que quede algo así:

En ocasiones como la que sugiere el autor de este truco, este tipo de gráficos puede resultar más útil que los gráficos de barras tradicionales:

Esto tiene muchas aplicaciones, dependiendo de tus conocimientos y tu capacidad para anidar funciones en Excel. En los comentarios del artículo original y en este otro post del mismo autor proponen verdaderas virguerías. Puedes descargarte una hoja de cálculo con todas ellas.

• Atajos del teclado para Word
• Atajos del teclado para Excel
• Atajos del teclado para Access
• Atajos del teclado para Power Point
• Atajos del teclado para Outlook

• 10 cosas que todo usuario de Word debería saber
• Conviértete en un ninja del Excel

Para ayudarnos con esta ardua y lamentable tarea Excel 2003 tiene una plantilla que nos hará el calculo mas sencillo, aunque por mas que lo he intentado no me ha rebajado la cuota…

Abrimos Excel, nos vamos al Panel de Tareas de Inicio que sale a la derecha de nuestra pantalla y elegimos libro nuevo.

Ahora en el apartado plantillas elegimos la opción en Mi Pc…

…y ya solo nos queda elegir en la nueva pantalla que nos aparezca la pestaña Soluciones de Hoja de Cálculo y abrir la plantilla amortización de préstamo.

Suerte!