Un vistazo a Harvest: time tracking para PYMES y autónomos

¿Cuánto vale tu tiempo? Concretamente ¿cuánto vale una hora de tu tiempo? Si no sabes la respuesta y diriges una empresa o curras a tu aire vas a tener un buen quebradero de cabeza a la hora de presupuestar trabajos. Ciertamente la contabilidad de costes no está al alcance de todos los mortales así que el precio/hora sigue siendo un recurso perfectamente válido para que no acabes palmando pasta a final de mes.

Desde hace un mes estoy usando en mi trabajo el servicio web Harvest como herramienta de time-tracking o lo que es lo mismo como recurso para ver qué tiempo se emplea y cómo en cada proyecto, en qué tareas concretas y en definitiva con qué coste para la empresa.

Me pasé unas buenas horas probando todas las aplicaciones habidas y por haber para Mac y móviles y algunas (como por ejemplo Time Track o Timing) prometían registrar tu actividad sin que tú hicieras nada, sencillamente monitorizando los programas y archivos que ibas abriendo. La idea no es mala pero cuando abro Gmail puedo pasar 5 minutos respondiendo a los mails relacionados con un proyecto y 10 con otro distinto. Si el sistema me dice que he empleado 15 minutos en Gmail no me aporta información relevante.

Así que partiendo de la base de que quería un sistema manual de registro que lógicamente no me hiciera perder mucho tiempo en los cambios de tarea me decidí por Harvest. Y como cuesta 9€ al mes en su plan mínimo (prueba de 30 días gratuita) voy a tratar de explicaros por qué merece la pena pagar por él.

Time Tracking en la nube

Si vas por tu cuenta o eres autónomo es probable que te baste un pequeño diario para tener claro en qué se va el tiempo. Pero si trabajas con más gente necesariamente tendrás que agrupar tiempos para analizar correctamente el coste de un proyecto.

Harvest parte de esta idea para desarrollar planes en función del número de empleados de tu empresa. El plan mínimo se puede utilizar hasta por tres personas por el precio comentado anteriormente. El “manager” crea los perfiles de los otros usuarios pudiendo asignarles departamento, privilegios y su precio hora que puede ser distinto en función de su cargo.

Todos los usuarios pueden estar trabajando a la vez y posteriormente el responsable verá un resumen del tiempo global dedicado a cada proyecto o si lo desea podrá revisar individualmente el horario de cada usuario como veremos a continuación.

Informes

Aún más importante que la recolección de datos es la visualización de los mismos. En este sentido Harvest ofrece pocas dudas como podéis ver en el siguiente pantallazo:

De un vistazo verás, para el periodo de tiempo que tú elijas:

  • Número de horas totales registradas
  • De esas horas cuántas son facturables y cuántas no (por ejemplo si cuestiones internas de la empresa)
  • Listado de proyectos con horas dedicadas a cada uno y su equivalente en dinerito.
Así que si a final de mes le has facturado a una persona menos de lo que te ha costado el trabajo, por lo menos serás consciente de que estás por debajo del precio de coste.
Otra forma de enfrentarse a este análisis es a través de la pestaña “Tasks”. Estas tareas se deciden a priori y cuando un usuario esté trabajando en un proyecto debe nominar la tarea que está haciendo. En el caso del siguiente pantallazo podéis ver un ejemplo de reparto de tiempo entre Programación, Diseño, Community Management, etc…
Esto te ayudará a valorar el trabajo de las personas y a calcular si me apuras el beneficio marginal de una hora más de trabajo de un empleado.
Por último están los informes individuales donde puedes analizar en detalle el horario de cada persona dada de alta en Harvest:

La app de Harvest

Como decía al principio, todo esto es muy bonito pero si al final me lleva 8 años registrar cada fracción de tiempo en lugar de aumentar la productividad la disminuiré. Sin embargo la app de Harvest aún teniendo que introducir los datos manualmente, es maravillosamente sencilla.

En el caso de Mac, todo se reduce a dos atajos del teclado: uno para que comience el contador de tiempo y otro para ver los últimos contadores activados.

Me explico: supongamos que voy a trabajar un rato en el diseño de Faqoff.

Pulso alt + CMD + N -> se abre el contador

Pulso borrar y navego con las flechas del teclado hasta el proyecto que me interesa

En el segundo campo selecciono la tarea.

Pulso intro para que empiece el contador ¡y ya está!

Si se me ha olvidad activarlo y llevo 30 minutos currando en algo simplemente añado un nuevo contador activando la última opción de Añadir duración. En este caso no se activará el contador. Simplemente se añadirá esa franja de tiempo al proyecto de forma directa.

Para parar y reanudar el reloj simplemente hay que hacer click en el icono de Harvest (H) en la barra de sistema.

Harvest también lleva incorporado un detector de inactividad de tal modo que si marchamos a tomar un cafetín y se nos olvida apagarlo, a la vuelta nos avisará de que llevamos X minutos inactivos y tendremos que decidir si queremos que cuenten o si preferimos borrarlos.

Harvest también tiene aplicación para iPhone, Android y otros terminales así que si vamos a una reunión por algún lugar perdido podríamos iniciar un contador desde nuestro móvil.

Extras

Además de todo esto, Harvest ofrece facturación a través de su sistema web lo que incorporado a todo lo anterior resulta en la posibilidad de hacer facturación por horas a clientes a través de la página web. Conjuntamente con las facturas podemos hacer presupuestos aunque aquí se echa en falta cierta integración con el time tracking para generar presupuestos a partir de la experiencia pasada.

Me dejo algunos detalles guapos como la posibilidad de asignar gastos fuera del precio hora por ejemplo de desplazamiento (con precio por kilómetro) o comidas fuera del trabajo pero creo que en general os hacéis una buena idea del potencial de Harvest.

En mi caso proseguiré con la versión de pago una vez acabada la prueba gratuita porque este cacharro funciona como un reloj (nunca mejor dicho).

P.D. Harvest como herramienta de fichar

Ya que en España lo de currar por objetivos no se lleva mucho estoy viendo que este tipo de apps son muy jugosas para aquellos fans de “¡¡Saliste 15 minutos tarde ayer!!”

Harvest, como cualquier herramienta de fichar, dejaría de tener sentido como medidor de costes y trabajo si se emplea como herramienta de control de personal en el peor sentido de la palabra. Como hemos visto más arriba se pueden añadir fracciones de tiempo de golpe o activar desde el móvil por lo que sería fácilmente evitable.

Si la gente que trabaja contigo lo ve como un problema lo usará a discreción. Si se usa a discreción te sobrevalorará los proyectos con total seguridad.

 

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3 Respuestas a Un vistazo a Harvest: time tracking para PYMES y autónomos

  1. JT agosto 8, 2012 en 9:06 pm #

    Interesante, esta no la conocía.

    Estuve probando varios time trackers (tras descartar, como tú, los automáticos) hasta que di con Yast, otra buena pieza, gratuita para usuarios individuales, que recomiendo sin dudar. Intuitiva, rápida… es la única que he logrado usar más de una semana seguida. Llevo un año con ella.

  2. aat28 agosto 18, 2012 en 7:15 pm #

    En un fin de semana suelo plantearme mejorar ciertas actividades en cuanto se vuelva al curro. No sé cuánto duran las intenciones (poco), pero esta recomendación me parece una buena idea para mejorar nuestro trabajo incluso aunque trabajemos por cuenta del Estado. Pero esperemos que no lo descubra Montoro porque además de quitarnos días y sueldo, empezará a entender qué es la productividad y pone en uso Harvest en toda la Administración !Qué peligro!

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  1. Week-Log.436 - agosto 18, 2012

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