Los gestores de tareas son ese tipo de herramienta web que acaba por darte más trabajo del que promete ahorrarte. Yo, que nunca he puesto nombre a nada (ni siquiera a Blogoff) he decidido bautizar a este evento como la paradoja de la leche.
La paradoja de la leche consiste en la sustitución del “tengo que acordarme de comprar leche” por “tengo que acordarme de apuntar que tengo que comprar leche”. Esta sustitución, lejos de reducir la ansiedad la aumenta porque antes teníamos que comprar la leche y ahora tenemos que hacer dos cosas: apuntar lo que tenemos que hacer y hacerlo.
No soy el único que la sufre. Mi mujer gasta más tiempo forzando a Siri a que entienda su acentazo andaluz que el que le llevaría hacer lo que está tratando de apuntar. En Adama Web he ofrecido algún curso de productividad para el típico ejecutivo con la agenda a rebosar que anda con los músculos atenazados simplemente recordando todo lo que tiene que hacer.
Sin embargo ahí siguen saliendo apps de recordatorios coreadísimas como Wunderlist, Remember the Milk, Evernote (que es mucho más pero puede valer) o el propio Recordatorios de Apple. Coreadas digo, en parte por los mismos que las “sufren” en el sentido de que lejos de aumentar su productividad la disminuye.
Si te gusta el tema de la productividad (como Darryl en The Office S09E03) y no entiendes por qué demonios estas aplicaciones siguen sin ayudarte es probable que te topes por Internet con cosas como la técnica pomodoro o sistemas GTD (“get things done”) que contienen algunos aspectos difíciles de implementar o que pueden dar la sensación al usuario medio de que le quedan grandes y complicar la gestión de tareas aumentando la ansiedad derivada de la paradoja de la leche.
Mi planteamiento es bastante más simple pero como todo, requiere un mínimo de trabajo (10 minutillos de lectura). Si eres como yo y cuando vas caminando por la calle o cuando te acuestas a dormir tienes la cabeza a mil pensando en esas 200 pijadas que tienes que hacer sí o sí espero poder ayudarte porque a mí me funciona [modo Carmen Machi off]
¿Por qué no funcionan los recordatorios?
Tal y como se plantean habitualmente los recordatorios anotar algo tiene un coste mayor que recordarlo a corto plazo. Esto es así porque hasta el más simple de los sistemas de recordatorios online nos pide hacernos varias preguntas:
- ¿Qué es lo que quieres que te recuerde?
- ¿Cómo de importante es? / la prioridad de la tarea, generalmente 1, 2 o 3 (de más a menos)
- ¿Sobre qué faceta de tu vida es? / una etiqueta como “Lista de la compra” o “Trabajo”
- ¿Cuándo quieres que te lo recuerde?
Pongamos el ejemplo de comprar leche. 1,2 y 3 son inmediatas:
- Comprar leche
- !!
- Lista de la compra
Sin embargo el 4 ya no es inmediato y requiere cierta reflexión. Tenemos que pensar en qué partes del tiempo estamos libres, calcular cuanto tiempo nos llevará realizar la tarea para que no se solape con otras, etcétera…
Los recordatorios a veces no se usan porque tienen más coste que beneficio. Y este coste proviene de que nos obligan a organizarnos de forma horaria.
Apple ha intentado con los recordatorios simplificar esto al máximo. Tanto que cuando quieres añadir la hora y la fecha desde el móvil o el portátil tienes que da un montó de vueltas.
Los ratos muertos
Programa un tiempo para perder el tiempo. Uno de los consejos más maravillosos que me dio mi padre y que aparecen en primero de productividad (oye, hay máster en homeopatía, puede haber de cualquier cosa). La gestión de tareas no tiene por objetivo que no existan ratos muertos sino que esos ratos muertos sean realmente ociosos. No pienses nada más que en qué lugar de Skyrim habrá un lingote de oricalco para terminar tu armadura o en un tono menos friki en por qué demonios esa mosca vuela en semicírculos.
La cabeza necesita vaguear. Si le niegas el descanso éste se empeñará en asomar por algún lado el resto del día, cuando más concentrado necesites estar.
Pero oye, no te ha pasado que incluso diciendo “voy a descansar la cabeza” no la descansas porque haces lo primero que tienes a mano para ello. Te tiras un rato a ver la tele: Sálvame…. Sálvame Deluxe… Alguien gritando… Sálvame noche… el ministro Wert… y de repente 30 minutos viendo la tele ¿suficiente descanso no? Pues no. Suficiente cabreo como poco.
Más importante que descansar es planificar el descanso: encontrar una serie nueva de TV, leer un nuevo libro, llamar a ese amigo que no ves desde hace tiempo, aprender una pijada nueva de cocina… cosas que has deseado hacer cuando tuvieras tiempo pero cuando lo has tenido te has olvidado de hacer.
Consejo: apunta no sólo las cosas que te dé pereza hacer, sino las que te apetezca hacer.
Esa serie que te recomendaron el sábado de fiesta, ese libro cuyo autor entrevistaron tal día en la radio, esa llamada que recordaste mirando fotos antiguas, ese sirope que salió en canal cocina haciendo zapping… la sensación de que aprendes cosas nuevas y de que tienes un tiempo libre de “calidad” es una gozada.
Y por supuesto todo esto no quita que de vez en cuando pases de agenda y hagas lo primero que te apetezca sin pensar ¡para eso es tu tiempo libre! pero sé consciente de que es escaso joven padawan.
Manos a la obra
Con estas dos leyes en mente vamos al tema. Si lo que cuesta de los recordatorios es fijarles un momento concreto cada vez que nos vienen a la cabeza, lo que haremos es escoger un momento del día para asignar tareas a momentos concretos. Agendaremos varias cosas de golpe concentrando el esfuerzo en el tiempo.
La clave reside en que el momento en el que tenemos que hacer una tarea depende de su prioridad. Sólo agendaremos aquellas tareas de prioridad alta o media. Aquellas de prioridad baja quedarán en un saco para esos ratos muertos que no sabemos qué hacer.
Necesitamos pues:
- Un gestor de tareas mutliplataforma: por ejemplo Remember The Milk
- Anotar las tareas allí simplemente con su prioridad (algo inmediato)
- Un momento del día para agendar las tareas que hemos anotado a horas concretas
- Tienen una determinada prioridad
- No tienen fecha de vencimiento
Ejemplo a analizar:
Pelayo va por la calle caminando y se acuerda de que hace tiempo que no llama a René, un viejo amigo.
Algo más adelante ve que el sábado siguiente tocan Tracer en el Casino de Gijón y tiene miedo de que se agoten las entradas.
Llega al trabajo donde surgen un par de cosas que hacer a lo largo de la semana: enviar un correo urgentemente mañana por la mañana, comprar grapas que están a punto de acabarse y llamar al fontanero porque el baño pierde agua.
Su compañero de oficina le dice que tiene que bajarse Community, que es una pedazo de serie.
Llega a casa y tras hablar con su familia por teléfono acuerdan ir a comer el sábado al restaurante “La gamba alegre” de Gijón.
Terminología remember the milk (RTM)
En RTM:
- Se escribe el nombre de la tarea
- Se sigue de ! y un número para indicar la prioridad (!1 !2 o !3 de más a menos)
- Se asocia a un tema concreto con una #etiqueta
Calendario VS loquehayquehacerya VS tareas
Pasando el día a RTM
Pelayo va por la calle caminando y se acuerda de que hace tiempo que no llama a René, un viejo amigo.
Es #personal y no es algo que corra mucha prisa.
Algo más adelante ve que el sábado siguiente tocan Tracer en el Casino de Gijón y tiene miedo de que se agoten las entradas.
Agendamos el concierto porque ya sabemos la hora. La prioridad ni nos hace falta.
En cambio lo que sí que corre prisa es comprar las entradas.
Llega al trabajo donde surgen un par de cosas que hacer a lo largo de la semana: enviar un correo urgentemente mañana por la mañana, comprar grapas que están a punto de acabarse y llamar al fontanero porque el baño pierde agua.
Claramente es urgente.
Es menos urgente que lo anterior pero bueno, grapas harán falta en algún momento. Al fontanero se le llama en el momento.
Su compañero de oficina le dice que tiene que bajarse Community, que es una pedazo de serie.
Para cuando haya un ratín de esos gustosos sin nada que ver en la tele que no sé cuándo será.
Llega a casa y recibe un SMS de su familiar donde acuerdan ir a comer el sábado al restaurante “La gamba alegre” de Gijón.
Que no se nos olvide y luego…
También tenemos la hora así que sencillo.
¿Veis la inmediatez del proceso? Sólo hay que pensar si es importante o no.
Ese momento de organización
Pelayo ha decidido que su momento del día para agendar las tareas es justo al terminar el trabajo para así tener la cabeza despejada antes de la cena y disfrutar de un ratito de ocio. Está agotado. Simplemente quiere quitar lo más urgente de delante.
Abre el ordenador y hace la siguiente búsqueda en RTM:
Esta es la clave. De un vistazo tendremos todas aquellas tareas con prioridad urgente (priority:1) y que aún no hemos decidido cuándo las vamos a hacer (due:never).
¿Qué saldrá en la pantalla? Esto
Eso es lo que vedaderamente corre prisa. Cogemos el calendario, vemos como andamos mañana y nos repartimos:
- Envío el mail a las 9 nada más llegar a la oficina
- Al volver a las 14:00 compro las entradas de camino a casa
- A las 16:00 nada más acabar de comer llamo al Gamba para reservar
Aumentando el número de tareas
Luego la búsqueda
priority:3 AND tag:trabajo
la guardo como Trabajo sin prisa para mirar una vez por semana por ejemplo y donde estarán cosas que hay que hacer en el curro cuando haya algo de tiempo libre.
El tercero es mezclar las etiquetas con los ratos muertos. Podemos usar #ver , #leer o #escuchar para tener a mano de una búsqueda series de TV, libros y discos respectivamente que nos gustaría descubrir.
En resumen
Llega mi momento de agendar tareas así que os tengo que dejar :-) Simplemente deciros que coñas aparte como llamar a esto la paradoja de la leche y tal (la auténtica paradoja es que la leche en bote esté hecha en parte con leche en polvo) de verdad que si te gusta un poquito la tecnología y te estresan estas cosas pruebes lo que aquí comento por lo menos durante 7 días. Luego por supuesto cuéntame qué tal en los comentarios o en Twitter (@blogoff).
Lo que vale para uno no tiene por qué valer para los demás pero después de muchos años pegándome con esto (RTM acaba de cumplir 7) para mí al menos es el mejor método.
¡Feliz rato muerto!
Vale, pero dile a Pelayo que el concierto de Tracer es el viernes, al menos en Gijón.
Un artículo útil!
Un tipo apuesto ese tal René.
¡¿Agendar?!. ¡Cómo odio ese anglicismo!.
Toda la razón. De hecho lo más triste es que en la redacción no hacía más que venir a la cabeza el término que usa una persona cercana a mí: “calendarizar”
Por cierto, que me ha quedado muy troll. El artículo muy bueno, como siempre, simple y claro.
Fascinante lo bien elaborado que esta este tema,
Ademas, aprecio su enfoque novedoso.
Tomo nota de hacer annotaciones en la agenda para permitirme disfrutar ociosamente del tiempo.
Oh dios mio! Por fin una manera sencilla de usar el maldito RTM… te lo agradezco desde ya, porque por más que he intentado “implementar” el GTD en mi vida, ayudado por el famoso libro incluso, no lo he conseguido, y menos usando cualquier software mas complicado que un cuaderno y un boli.
Probaremos este metodo que parece que puede funcionar bastante bien. Gracias de nuevo!
Es que el GTD en mi opinión personal se pasa de complejo. Lo que propongo aquí sigue siendo demasiado enrevesado para el principiante quizás pero yo creo que la sensación de “quitarse cosas de la cabeza” lo consigue. Ahora bien: todo pasa por tener la fuerza para dedicar 5 minutos todos los días a programar tareas pendientes :-)
Muy interesante el artículo. Me ha parecido ilusionante la forma de poder despejar la mente durante un tiempo. Lo intentaré poner en práctica porque me ha parecido muy convincente.
Tan sólo una curiosidad, y es el enlace que creo se te ha olvidado poner a los operadores avanzados de RTM.
Muchas gracias por el artículo.